¿Como lograr que el negocio funcione sin tropiezos?

La mayoría de los dueños de pequeños negocios han recibido muy poca o ninguna formación profesional en administración de negocios. Una parte de ellos ha aprendido el negocio con sus padres u otros familiares y otros han empezado un negocio propio, disponiendo solo de capital y buenas ideas, pero sin haber transitado por la dirección de forma académica. Esto hace que más del 80 % por ciento de los empresarios de nuestras comunidades hoy día, ejerzan la gerencia de forma empírica, lo que mas temprano que tarde los conduce al fracaso.

La carencia de conocimientos teóricos sobre la ciencia de dirección, los hace, en la mayoría de las veces, trabajar de forma operativa, con un estilo reactivo que les impone estar regulando permanentemente el sistema para que éste no deje de funcionar eficazmente, lo que determina un gasto adicional de tiempo y energía, y un incremento de los costos, ya que como se conoce, en materia de negocios, el tiempo es dinero.

Visto de una forma muy simple, una empresa, con independencia de sus dimensiones, es un sistema creado por el hombre con un propósito productivo, comercial o de servicios, que tienen un grupo de componentes de cuya interacción armónica, dependen la eficacia y eficiencia de su funcionamiento. Este sistema, llamado genéricamente “sistema organizativo”, recibe un grupo de entradas (información, recursos, demandas, etc.) que mediante la acción de los componentes del sistema, se convierten en salidas (productos, servicios, ofertas).  La razón de ser del sistema es la satisfacción de las demandas de sus clientes, mediante la producción o los servicios, manteniendo un resultado favorable en la relación costos/beneficios; propósito que solo puede lograrse, cuando el sistema funciona eficaz y eficientemente.

Las empresas, se consideran sistemas auto – regulados, porque el control y el mantenimiento de sus parámetros esenciales dentro de los rangos requeridos, se ejerce desde dentro del propio sistema. En tanto tarea de dirección, la regulación del sistema organizativo es función del gerente o el dueño del negocio, según sea el caso. Dicho de otro modo, mantener la empresa funcionando de manera estable y de forma eficaz y eficiente, es una consecuencia del adecuado ejercicio de las funciones gerenciales.

Dependiendo del negocio de que se trate, los directivos pueden tener diferentes funciones, sin embargo, existen cuatro funciones que tienen carácter universal, puesto que resulta imprescindible su ejercicio en todas las organizaciones: planeación, organización, liderazgo y control. Estas funciones gerenciales conforman un sistema, donde la planeación tiene el carácter rector, pues esta función es la encargada de fijar las metas y objetivos del negocio, tanto inmediatas, como a mediano y largo plazos.

Una de las deficiencias mas frecuentes en la dirección de pequeños negocios, radica en que la planificación se aplica únicamente en el nivel operativo, planeándose sólo lo que vamos a hacer al día siguiente, sin proyectar el desarrollo futuro de la empresa, ni trazar una estrategia de negocios que les oriente hacia el mismo. De manera general, los dueños de pequeños negocios son muy hábiles al ejercer la planeación del día a día, pero carecen de las competencias necesarias para el ejercicio efectivo de esta función a mediano y largo plazos.

La función de organización, es la que se encarga de ordenar y armonizar los recursos con que cuenta el sistema para el desarrolla de la producción o servicio que constituye su razón de existencia. El ejercicio de esta función implica distribuir de manera óptima los recursos materiales, humanos y financieros con que cuenta el sistema para el desarrollo de la actividad a que se dedica el mismo. Esta función gerencial incluye la concepción e implantación de la estructura interna del propio sistema, y abarca hasta la determinación de quién, cómo  y con qué, se llevaran a vías de hechos las distintas tareas necesarias para la producción o la prestación del servicio de que se trate.

Una vez que se han trazado las metas y se han distribuido los recursos, es necesario que el sistema se mantenga funcionando en la dirección correcta y de acuerdo a lo previsto, y es ahí donde se manifiesta el ejercicio de la función de liderazgo. Décadas atrás, esta función se denominaba Regulación o Mando,  nombre que ponía el énfasis en el mantenimiento de los parámetros esenciales del sistema para lograr su auto-regulación. Posteriormente, y subrayando las nuevas tendencias en la administración empresarial, donde el énfasis se sitúa una gestión efectiva del capital humano, se comenzó a designar esta función de la gerencia como Liderazgo, ya que es en ella donde con mayor fuerza se manifiesta el ejercicio de la acción gerencial, sobre todo a un nivel operativo; en la toma de decisiones oportuna ante cualquier factor, ya sea interno o externo, que pueda desestabilizar el óptimo funcionamiento del negocio.

El liderazgo eficaz, supone el desarrollo de un conjunto de competencias gerenciales muy amplio: competencias para la gestión de capital humano; competencias para lograr una buena comunicación con sus colaboradores; competencias para la solución de problemas técnicos y de administración de recursos; competencias para la negociación y la solución de conflictos y competencias para la adopción ágil y oportuna de decisiones.

El ejercicio efectivo del liderazgo impone a los gerentes y dueños de negocio la incorporación de las llamadas 4C: competencia, carisma, corazón y coraje. La primera de estas C, implica que deben poseer al menos los conocimientos básicos imprescindibles sobre la dirección y sus técnicas más generales, aunados a las competencias gerenciales que de manera empírica haya logrado incorporar en su experiencia de vida.

El carisma es una condición importante en el liderazgo, pues no se concibe un líder que no sea capaz de motivar a sus colaboradores, y vincularlos a las metas de la organización, logrando el compromiso personal  de cada uno de ellos, con las metas y propósitos del negocio. En la tercer C, se agrupan las competencias emocionales del directivo, tales como empatía, el auto reconocimiento de sus emociones y el auto-control. Finalmente el coraje, es una cualidad imprescindible para el liderazgo, ya que no se puede conducir al grupo, sino se tiene el coraje necesario para tomar las decisiones imprescindibles para lograr que el negocio funcione de manera óptima.

La función gerencial que cierra el ciclo de las funciones generales de la dirección es el control, y es la encargada de brindar la información necesaria para el ejercicio oportuno del liderazgo, en todos los ámbitos de la empresa, tanto a nivel del sistema en su conjunto como en cada una de sus partes por separado. El ejercicio efectivo del control, es una garantía para las acciones oportunas y bien fundamentadas del liderazgo, para que estas sean más eficaces y garanticen que el sistema se  auto – regule.

En el ejercicio de las funciones de liderazgo y control existe una relación tan estrecha, que es difícil establecer un orden secuencial entre ambas; pero en toda la literatura especializada, se asume el control como la función que cierra el ciclo gerencial, dando lugar a uno nuevo. Es preciso destacar por otra parte, que el sistema de funciones de la dirección es muy complejo, ya que dentro del ejercicio de cada una de ellas se revelan asimismo, todas las funciones.

Dicho de un modo más claro, llevar a cabo casa uno de estas cuatro funciones, implica planificar cuándo, establecer cómo, con quién y con qué, garantizar que se realice conforme a lo previsto y controlar los resultados de su ejercicio. Es decir la planificación, se planifica, se organiza, se lidera y se controla, y así sucesivamente con cada una de las tres restantes funciones generales.

Al llegar aquí, es probable que el gerente-lector se pregunte, ¿donde están los consejos para lograr que el negocio funcione sin tropiezos? Pues bien, no se trata de una receta milagrosa ni de una lista exhaustiva de sugerencias, de acuerdo a nuestra experiencia profesional, la única manera de lograr que un negocio funcione de forma óptima es ejercer eficazmente las funciones gerenciales. No obstante, para no defraudar a mis lectores ávidos de sugerencias, aquí le van algunas de carácter general:

-  Asegure que las entradas del sistema le permitan hacer una planeación adecuada: conozca las necesidades de sus clientes y tenga al menos una estimación del futuro comportamiento de la demanda; provéase información sobre el estado del mercado, la situación economía  y financiera de su territorio ciudad, condado y estado;  y sobre el comportamiento de la competencia; garantice un sistema de información interno confiable, completo y oportuno; ejerza la planeación tanto a nivel operativo como a nivel estratégico.

-  Garantice un capital humano con las competencias requeridas: otórguele a la preparación del personal, al monto de sus activos en conocimientos y a su propia preparación profesional la importancia que tienen. Recuerde que en los 2000, la diferencia ante la competencia la generan los activos intangibles.  

-  Estructure su negocio de una forma simple, económica y flexible: base la estructura interna de su negocio en el desarrollo de competencias múltiples en sus empleados; mantenga un número mínimo de empleados competentes.

-  Determine y estandarice los procesos que tienen lugar en su negocio o servicio: garantice que cada colaborador conozca no solamente sus funciones, sino todo el proceso en que interviene, y las interrelaciones de su puesto con el resto de las posiciones, y cual tiene que ser su desempeño para optimizar los resultados de dicho proceso.

-  Garantice la calidad de los recursos que intervienen en el proceso productivo o de servicios: tenga en consideración que la misma se corresponda con los requerimientos del negocio y los de sus clientes; organice la distribución de los recursos de manera que se facilite el proceso productivo o de servicios, para que no se produzcan demoras innecesarias o cuellos de botella, ni acumulación de recursos ociosos.

-  Incremente las competencias gerenciales sistemáticamente; en especial aquellas que le permitan ejercer un liderazgo efectivo, que garantice el funcionamiento estable y eficaz de su negocio; tenga en cuenta que la planificación, la organización y el control, son funciones que usted puede delegar o compartir con sus colaboradores, pero el liderar solo puede hacerlo el gerente o dueño del negocio.

- Establezca un sistema de control eficaz; garantice un control sistemático y confiable de todos los procesos que tienen lugar en su negocio. La información que le aporte su sistema de control, le permitirá tomar decisiones mejor fundamentadas, más objetivas y oportunas.

-  Provéase asesoramiento especializado en las áreas del negocio en que sus competencias no resulten óptimas; contrate los servicios de los abogados, contadores y consultores que le resulten imprescindibles para garantizar el óptimo funcionamiento  del negocio y su crecimiento a mediano plazo, así como par facilitar los procesos de comunicación y negociación con personas ajenas a la organización (clientes, suministradores, bancos, instituciones gubernamentales, etc.)