Todas las actividades humanas se
inician con un primer paso. En un artículo anterior hicimos mención de las cuatro
funciones gerenciales que cuando se realizan adecuadamente, conducen al éxito del
negocio. La gerencia, como todas las actividades humanas, tiene un paso
inicial: la planeación, pero por desgracia no todos los dueños de pequeños
negocios han desarrollado habilidades en el ejercicio de la misma.
Recordemos
cual es el rol de la planeación dentro del ciclo administrativo: es la función que
traza los derroteros del negocio en un periodo de tiempo dado, por lo que la
destreza con que se lleve a cabo la misma, dependerá en gran medida el éxito de
la gestión. La manera en que se fijan las metas de una organización, determina
la orientación de las restantes funciones gerenciales y por ello, tiene un
papel determinante el éxito del negocio.
La planeación consiste en elegir un curso de acción y decidir
por anticipado qué es lo que debe hacerse, en qué secuencia, cuándo y
cómo. La buena planeación interna
considera la naturaleza del futuro
en el cual las decisiones y
acciones de la planeación se intenta que
operen, así como el periodo en curso en
el cual se hacen los planes.
El primer paso en el proceso de planeación es la fijación
de las metas. Para enunciar una meta o propósito se hace imprescindible tomar
en consideración la propia naturaleza de la palabra, cuya interpretación nos
proporciona los requisitos que deben tener los objetivos para que cada ciclo de
la planeación culmine satisfactoriamente. Las metas deben ser:
Medibles
Evaluables
Temporales
Alcanzables
Los objetivos de un negocio deben enunciarse de modo
tal que exista la manera de medir su cumplimiento en términos de resultados económicos:
ganancia, costo, satisfacción y fidelidad de los clientes, tanto externos como
internos. Por otra parte, que los propósitos del negocio sean evaluables,
supone que al enunciar los mismos se fijen las técnicas con que se evaluaran
los resultados que se obtengan así como los plazos en que tomaran estas
mediciones.
Que los objetivos sean temporales, significa que
las metas deben ser finitas; es decir, deben estar concebidas para ser
cumplidas en un entorno de tiempo específico. Cuando no se precisan las metas
temporalmente, los empleados pierden la motivación para su cumplimiento
exitoso; y en la generalidad de los casos, los objetivos fijados no se cumplen,
no al menos en los términos cuantitativos y cualitativos deseables.
Finalmente, las metas tienen que ser alcanzables.
Cuando las personas no interiorizan la viabilidad de los propósitos, se
desmotivan, porque concluyen que sus esfuerzos son inútiles y terminan por
abandonar las metas propuestas. Las metas deben ser asequibles e ir creciendo
en ambición y exigencia, en la medida que el negocio avanza. Tanto para sus
empleados como usted mismo, fijarse metas alcanzables, los conduce a estadios
de satisfacción parciales, que refuerzan la motivación de logro y el compromiso
con los propósitos estratégicos del negocio en su equipo de colaboradores.
Resulta evidente que dentro de las actividades
gerenciales, la planeación tiene una importancia tal, que deviene la primera
entre las tareas de todo directivo. Esta función administrativa se puede
caracterizar atendiendo a los siguientes rasgos distintivos:
- - Es un proceso permanente y continuo.
- - Se orienta siempre hacia el futuro.
- - Persigue la racionalidad en la adopción de decisiones.
- - Supone la selección de un curso de acción entre varias alternativas.
- - Es sistémica, es decir abarca todas las áreas el negocio como un sistema integral.
- - Recurrente, es decir, se realiza en ciclos temporales limitados, repitiéndose ejecución en el tiempo.
- - Es una técnica cíclica.
- - Mantiene una estrecha interrelación con las restantes funciones del Ciclo Administrativo (organización, liderazgo y control)
- - Es una técnica de coordinación, integración, cambio e innovación.
A pesar de todos los aspectos expuestos, que
evidencian las incuestionables ventajas de la planificación para desarrollar
una gestión exitosa, la calidad, eficiencia y eficacia de la planeación puede
verse vulnerada por algunos factores tales como:
ü
La planeación está limitada por la exactitud de la
información y de los hechos futuros.
ü
La planeación cuesta mucho: Algunos argumentan que el
costo de la planeación excede a su contribución real
ü
La planeación tiene barreras psicológicas: Una barrera
usual es que las personas tienen más en cuenta el presente que el futuro.
ü
La planeación ahoga la iniciativa: Algunos creen que la
planeación obliga a los gerentes a una forma rígida de ejecutar su trabajo.
ü
La planeación demora las acciones: Las emergencias y
apariciones súbitas de situaciones desusadas demandan decisiones al momento.
ü
La planeación tiene limitado valor práctico: Algunos
afirman que la planeación no sólo es demasiado teórica, sino que son más
prácticos otros medios.
Todo
lo anteriormente expuesto, hace obvia la importancia de la planeación, sin
embargo, no resulta ocioso, profundizar en ello, dado que el contexto actual es
sumamente dinámico, donde el cambio está presente constantemente, e incluso
condición de supervivencia en muchos casos. Sólo una planeación eficaz permite
asimilar estos cambios.
Razones que evidencian la importancia de la planeacion:
- Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos
- Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina.
- Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.
- Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas.
- Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea.
- Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo.
- Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.
- Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.
- Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
- Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.
- Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través de las cuales operará la empresa.
- Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al administrador magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.
- Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión
El adecuado ejercicio de la planeación, es el
primer paso del éxito en todo negocio. Si usted es el dueño o el gerente de un pequeño
negocio, usted debe desarrollar habilidades en la planeación, en sus tres
niveles: estratégicos, a mediano y corto plazos; y ejecutarlas en ese orden.
Cuando usted logre que las metas de su negocio, en estos tres niveles, se hayan
fijado correctamente y conformen un sistema de propósitos, que involucre a
todos los que participan en la obtención de los resultados esperados, estará en
condiciones de lograr el éxito de su negocio y la permanencia en el nicho de
mercado a donde va dirigida su acción empresarial.
Una adecuada planeación es el primer paso para
alcanzar la plena satisfacción de sus clientes, tanto internos como externos, y
los resultados económicos y financieros que espera alcanzar en su negocio.
No hay comentarios:
Publicar un comentario