Mis estimados lectores, hoy hace
exactamente un me que no me comunico con ustedes, y algunos podrían pensar que
me he hecho a un lado mis propósitos y que ha decidido dejar de lado el empeño
de las publicaciones en nuestro blog, pero nada mas lejos de la realidad. Todo
ha sido cuestión de tiempo, que se me ha ido entre las manos inmersas en otros
afanes, entre ellos disfrutar de unas pequeñas vacaciones veraniegas. En
resumen: ¡no he tenido tiempo!
Cuantas veces nos hemos oído decir esa
frase, sin cuestionarnos lo injusta que resulta, teniendo en cuenta que el
tiempo es único recurso equitativamente repartido de este mundo. En realidad
todos disponemos de 24 horas cada día, siete días cada semana, etc. Sin
embargo, el uso de la falta de tiempo como explicación a un montón de cosas
dejadas por hacer, es una justificación en extremo recurrente. La inmensa mayoría
de las personas se queja de su falta de tiempo para hacer tal o cual cosa,
cuando en honor a la verdad, lo que faltan son verdaderas motivaciones. Pero
eso será tema para nuestro próximo comentario, pues hoy nos vamos a dedicar al análisis
de cómo optimizar el uso del tiempo como recurso.
Una buena parte, de los que argumentan
falta de tiempo, lo asumen como algo inmaterial, y en consecuencia algo que es
imposible atrapar y mucho menos controlar. Pero cuando asumimos el tiempo como
un recurso – precioso por demás – empezamos a darnos cuenta de que su mayor
rendimiento es solo un problema de buena administración, como ocurre con el
resto de los recursos que empleamos para llevar a cabo una tarea dada.
En el contexto de la administración,
como actividad especializada, la optimización del uso del tiempo es una tarea
asociada a la función gerencial de organización, ya que a través de ella es que
se puede lograr hacer un mejor aprovechamiento de todos los recursos
disponibles, incluido el tiempo. Pero la organización, no es algo ajeno a la
rutina cotidiana de la vida de un individuo; aun cuando no se ejerza la administración
como actividad laboral, toda persona que decida optimizar su tiempo precisa de
aplicar las técnicas de la organización. Dicho de otro modo, las personas que
no se organizan, pierden mucho tiempo efectivo de actividad útil y son menos
productivas, tanto en su trabajo como en sus actividades personales. La optimización
del tiempo no es pues, una preocupación solo de los gerentes, es un imperativo
del modo de vida moderno, donde cada segundo cuenta, y donde cada vez es mas difícil,
a la vez que necesario, disponer de tiempo para dedicárnoslo a nosotros mismos.
Para lograr un uso mas adecuado del
tiempo, mediante un proceso de mejora, se hace imprescindible previamente establecer
un verdadero compromiso individual con dicho proceso, de modo que asumamos las
acciones necesarias para la implementación del mismo como algo que nos reportará
beneficios, pero en el cual tendremos que invertir tiempo, precisamente. Una
vez logrado este compromiso, lo primero es proceder a determinar ¿qué le hace
perder el tiempo? Los “robatiempos” pueden ser muchos y diversos, de acuerdo
con las características personales del individuo, el tipo de actividad y la
cultura del contexto en que este se inserta. Para conocer cuales son los suyos,
se recomienda llevar una bitácora de tiempo durante una semana al menos, en la
cual usted – o su secretaria si dispone de una – anotará exhaustiva y
detalladamente, todas las tareas realizadas y el tiempo consumido en cada una
de ellas. Concluido el periodo seleccionado por usted para este estudio,
analice cuáles han sido las actividades en que ha perdido tiempo efectivo de
trabajo, diversión, sueno, etc. y por qué.
De
manera general, los gerentes suelen tener los siguientes “robatiempos”:
- - Atención al teléfono.
- - Atención a visitas no planificadas.
- - Solución de tareas “urgentes”.
- - Solución de conflictos.
- - Reuniones.
- - Manejo de la documentación.
- - Correspondencia.
Puede que usted no sea directivo, y sus
robatiempos sean otros, pero de igual modo usted deberá determinar que
actividades se apropian indebidamente de sus 24 horas diarias. Una vez
determinados los mismos, se trata solamente de utilizar las técnicas más
convenientes en cada caso. De manera general, antes de tomar las decisiones a
implementar para eliminar o reducir el efecto de los robatiempos, resulta muy
beneficioso hacer un análisis evaluativo de las actividades discriminándolas de
acuerdo a su importancia. Cuando haga este análisis se dará cuenta de que, tal
como se plantea en el Principio de Paretto, existe un 20,0 % de tareas
importantes que le aportan el 80,0 % de los beneficios que usted espera, y por
el contrario, el 80,0 % de las tareas solo le aportan el 20,0 % de los resultados;
lo que le muestra que usted deberá dedicarse a las primeras y buscar
estrategias para eliminar o disminuir las que solo aportan el 20,0 de los
resultados esperados.
Una vez definidas las tareas a que
usted debe dedicarle su atención priorizada, se trata entonces de buscar
herramientas para manejar las restantes tareas. A continuación podemos
brindarle algunas tácticas que le propiciaran un mejor uso de su tiempo
personal como directivo, la mayoría de las cuales pueden ser aplicadas en
cualquier esfera de la vida:
- - Elimine las urgencias: generalmente, las urgencias, son tareas importantes que no fueron realizadas oportunamente, por una planeación deficiente.
- - Elimine los imprevistos: mejore su planeación para erradicar los “imprevistos” que podrían haberse tenido en cuenta oportunamente.
- - Utilice un colaborador cercano: una secretaria, un buzón de llamadas, un programa de computadora, pueden convertirse en un colaborador eficaz que le ayude a filtrar sus llamadas y administrar su programa de trabajo.
- - Emplee a fondo a sus colaboradores: delegue todas aquellas tareas que puedan ser delegadas, y limítese a controlar los resultados. Tenga en cuenta las características y competencias de cada uno de sus colaboradores.
- - Reduzca las reuniones al mínimo indispensable: no realice reuniones recurrentes con sus colaboradores innecesariamente, utilice formas más creativas e interactivas para el control y la comunicación.
- - Planifique y disponga tiempo para estar disponible para sus clientes.
- - Reserve su horario de mayor rendimiento para las actividades estratégicas e importantes.
No deje que la falta de tiempo le
agobie. Si usted no es directivo, también puede aplicar los consejos
anteriores, aplicándolos creativamente a las actividades que realiza
habitualmente, teniendo en cuenta que la administración optima de los recursos
es siempre un problema de organización, ya sea en el contexto laboral como en
lo personal. Las personas organizadas, hacen un mejor uso de su tiempo, pues prevén
y aseguran todo lo necesario para que las tareas salgan bien, y evitan las
fugas de los imprevistos y las urgencias, los extravíos de documentos, en fin,
la perdida de tiempo que la ausencia de esta provoca indefectiblemente.
Asimismo, una buena organización nos permite hacer un mejor uso de nuestros
recursos físicos e intelectuales, evita el estrés de las urgencias, y propicia
que seamos capaces de abarcar un mayor numero de actividades, sin desgastarnos inútilmente.
Para finalizar, he reservado una táctica
sencilla en extremo pero muy beneficiosa y gratificante: La Lista de Tareas. Es
algo tan simple como tomar una hora de papel, o una agenda y hacer una lista de
cosas por hacer para casa día, numerarlas posteriormente por orden de
importancia, e irlas tachando de la lista a medida que las vayas cumpliendo.
Cuando vas tachando las tareas realizadas, esto también se convierte en auto
motivación para seguir adelante.
Adicionalmente, aplicar la Lista de Tareas, te
permitirá encontrar tiempo de menudeo, logrado a partir de haber realizado una
buena planeación y una organización consecuente de tus tareas. A mi siempre me
ha dado muy resultados, tanto que la aplico siempre, aun cuando este de
vacaciones, y pongo en ella todas mis tareas, hasta aquellas totalmente
recreativas y de esparcimiento, para garantizar que no me vuelva “workolica”
(adicta al trabajo) como hay muchas personas hoy día, que no piensan mas que en
trabajar. La Lista de Tareas, como es tuya, puede incluirlo todo, peluquería,
manicure, gimnasio, cine, lectura, meditación, en fin todas las tareas que estés
necesitando o deseando realizar cada día.
Esta táctica tan simple, me ha
permitido por muchos años, mantener el trabajo corriendo detrás de mi, y
llevarle siempre la delantera, sin dejar de hacer un montón de otras cosas,
siempre aprovechando al máximo las potencialidades de todos mis colaboradores,
laborales y familiares. Has la prueba, y después hablamos.
